Anders interveniëren
|
bij het ontwikkelen van initiatieven in een complexe situatie
Wij (Jeroen en Charles) zijn de afgelopen jaren betrokken bij het ontwikkelen van initiatieven om een stukje van de samenleving en ook bedrijven te verbeteren. Wij hebben honderden sessies met mensen over de hele wereld begeleid bij analyseren, plannen, beslissen of kijken hoe je uit een impasse kunt komen. Het zijn bijna altijd taaie problemen, dus problemen die niet zomaar door één partij (of een ingenieur) oplosbaar zijn. Hieronder kijken we naar de drie dingen die je kunt doen om taaie problemen aan te pakken: 1. Regisseer de inhoud van de gesprekken 2. Onderhoud de dialoog tussen de partijen 3. Neem de hobbels als het gesprek vastloopt. Taaie problemen Taaie problemen zijn problemen waar niemand zomaar een oplossing voor uit de hoed kan toveren. Horst Rittel heeft het begrip in 1974 bedacht. Hij noemde ze wicked problems, en in een schitterend artikel (zie de link hiernaast) liet hij zien dat wat wij tegenwoordig taaie problemen noemen niet opgelost kunnen worden door adviesbureau's die er systeemanalyse op loslaten, hoe geavanceerd die ook zijn. Dat was ook toen al bepaald geen voor de hand liggende gedachte, en hij laat zien dat taaie problemen alleen opgelost kunnen worden als betrokken partijen met elkaar in gesprek - en aan de slag gaan om het anders te doen. Voorbeelden van taaie problemen: - de kosten in de gezondheidszorg die harder stijgen dan de kwaliteit van de zorg - de ontwikkeling van Mainport Rotterdam - toenemende obesitas bij kinderen - tekortschietende basiszorg en jeugdzorg in grote steden - uit de hand lopende kosten bij ICT projecten bij overheid en bedrijven - malaria, aids, tbc etc. In bedrijven en andere grote arbeidsorganisaties komen ze ook voor, omdat de kennis van - en de zeggenschap over de werkprocessen steeds specialistischer wordt en verder fragmenteert. Wanneer heb je een taai probleem?
1. Regisseer de inhoud van het gesprek Als we het woord Regisseur of Regie gebruiken, denken we niet aan de regisseur van een toneelstuk dat al geschreven is, of een film die al een script heeft, met acteurs die al zijn aangenomen. Die vergelijking gaat niet op. We denken aan een toneelvorm waarin de regisseur samen met de acteurs, die zich vrijwillig aanmelden, een stuk in elkaar zet waarin een ieder zo goed mogelijk tot zijn recht komt. Zie hier een blog hierover Verder is er de vraag hoe je als regisseur of initiatiefnemer in gesprek kunt komen met de betrokkenen, en vooral, waarover dat gesprek dan zou moeten gaan. Je moet dus in staat zijn iets met de inhoud van het gesprek te doen, zodat je de gesprekken met de betrokkenen productief kunt houden. Hieronder vind je voorbeelden van werkvormen waarmee je er achter kunt komen wélk gesprek er gevoerd moet worden en hoe je dat kunt opzetten. Het is duidelijk dat deze vorm van ‘interactieve regie’ niet eenvoudig is, en toch komt het heel vaak voor dat het de meest aangewezen vorm is. Laten we wel wezen: de kracht, de macht en de middelen zitten meestal bij de betrokken partijen, of actoren in ons jargon, en niet bij de regisseur. Maar toch kan de regisseur veel doen om het gesprek van de actoren een productieve kant op te duwen. Er zijn drie dingen die je voor elkaar moet krijgen. 1. Een constructief gesprek op gang brengen, en partijen uit de klaag-stand en in de denk-stand krijgen. 2. Een gezamenlijke toekomst formuleren die concreet is en die partijen ook echt willen. 3. Mensen in actie helpen komen. We laten een paar voorbeelden en werkvormen zien die daarbij van pas komen. Een constructief gesprek: van klachten (of zorgen) naar problemen In den beginnen is er van veel gesprek nog geen sprake, maar hoor je veel geklaag en gemopper van actoren over elkaar bij de koffiemachines, de borreltafels en ook de media. Professionals klagen over managers, die het weer met bestuurders of met ‘de politiek’ of de toezichthouder aan de stok krijgen. Discussie te over, weinig gesprek, en Je ziet al gauw door de bomen het bos niet meer. Het zou goed kunnen dat de betrokkenen het ook niet meer helder zien. Dit is meestal het moeilijkste stadium om door te komen. De hamvraag is: ‘hoe lang willen wij (de klagers) hier nog mee door gaan?’ Voorbeeld: problemen in de Aardappelziekte verhelderen Hier kun je in wat meer detail zien hoe een vastgelopen discussie over de aardappelziekte in de jaren '90 een constructief gesprek werd toen we de klachten en zorgen van de partijen gingen omzetten naar feitelijke problemen. Partijen stopten met discussiëren en gingen in gesprek over wat er nu aan de hand was. Voorbeeld: Problemen in de aardappelziekte verbinden Hier laten we zien hoe het gesprek een nieuwe wending kreeg door de problemen met elkaar in verband te brengen. Een gezamenlijke toekomst formuleren Dat is nu het eerste wat moet gebeuren; we gaan een gedeelde visie op de toekomst ontwikkelen. Pas daarna kunnen de actoren een interventie in elkaar zetten waarvan de logica voor alle stakeholders klopt. Dat duurt soms wel even, waarbij het de kunst is herhaling van zetten te vermijden. Wat je bij dit alles nodig hebt is een taal die een nieuwe toekomst naderbij kan brengen, die zowel aantrekkelijk als concreet is, zodat men niet blijft ‘zweven in intenties’. In het Voorbeeld: gezamenlijke visie aardappelziekte kun je zien hoe je met eenvoudige middelen een visie ontwikkelt die recht doet aan de situatie zoals de betrokken partijen die waarnemen. Door aan te sluiten bij de probleemanalyse, raakt men niet verzeild in vage vergezichten en dromen. De vraag is wel: wat wíllen de partijen eigenlijk, en wat willen ze met elkáár? Werkvorm: Een deal maken Soms hebben partijen moeite om tot een vergelijk te komen als hun belangen verschillend zijn maar er ergens ook wel een gemeenschappelijk belang is. Dat kan soms knap ingewikkeld worden, maar er is een eenvoudige methode die heel vaak goed werkt. Door te vragen naar waar een partij aan wil bijdragen ontstaat er vaak een positieve spiraal die snel tot een oplossing kan leiden. Voorbeeld: interventielogica van de aardappelziekte Er komt altijd een moment dat de betrokken moeten besluiten hoe ze hun visie gaan realiseren. Dat betekent niet dat we meteen in de actie moeten schieten, het is beter om samen na te denken over welke interventielogica het beste gaat werken. De interventielogica is meer dan het antwoord op de vraag: en wat gaan we nu doen. Het is ook: wat gaan we bereiken, via welke route, en hoe hangt dit samen met wat er in de omgeving gebeurt. En als het goed is past het antwoord op één A4. Hieronder twee voorbeelden van een interventielogica die klopt, en een die niet klopt. En als de logica volgens een of meer van de partijen niet klopt, gaat het niet lukken. Voorbeeld: Een interventielogica van een klachtenproject in een bedrijf. Voorbeeld: Het Elektronisch Patiënten Dossier: een interventie die niet klopt! Hoera, actie! Hoe lang was het geleden dat je stond te trappelen om met iets nieuws te beginnen? Er wordt veel geschreven en gestudeerd op het verschijnsel dat wel 'weerstand' wordt genoemd Er zijn grofweg twee redenen waarom mensen geen zin hebben om iets te gaan doen - als we er van uitgaan dat er wel goede redenen zijn om dat te doen: de plannen zijn onduidelijk, of men gelooft niet dat het gaat werken omdat ze teveel obstakels zien. Dit wetende is het onze ervaring dat mensen weliswaar niet bereid zijn om in actie te komen, maar ze zijn vaak wel bereid om onvolledige plannen te bekritiseren en obstakels te onderzoeken die ze zelf zien. En daarmee komen ze dus toch op een andere manier in actie. Voorbeeld: Doelen concretiseren Werkvorm Doelen concretiseren Werkvorm Actieplan voor obstakels maken 2. Onderhoud de dialoog Daarnaast is er de vraag hoe je de gesprekken die de partijen met elkaar voeren kunt helpen, of faciliteren in ons jargon. Niet ieder gesprek is een samenspraak die nieuw begrip of inzicht oplevert, terwijl dat meestal wel nodig is om vooruit te komen. Hier vind je werkvormen waarmee je gesprekken kunt helpen ‘verdiepen’, wat wij opvatten als: kijken hoe er nieuwe ruimte ontstaat om te duiden en oplossingen te vinden. Wij zien een dialoog als een samenspraak van meerdere partijen waarin nieuwe inzichten ontstaan. Je hebt als regisseur veel invloed op de manier waarop het gesprek verloopt. We hebben de volgende werkvormen waarmee je kunt oefenen. Ruimte maken met een gesprek De meeste gesprekken die we voeren zijn discussies waarin we elkaar van een visie willen overtuigen, of het zijn uitwisselingen van informatie over de wereld. Filosoof Martin Buber (1878-1965) weidde een groot deel van zijn leven om het geheim van de 'waarlijke ontmoeting' te doorgronden. Wat is die klik die soms in een gesprek ontstaat, en hoe kan je daar aan werken? De regels zijn vrij eenvoudig, maar het vergt oefening om het te doen. Kijk hier naar een voorbeeld van Dialogica, de filosofie van de klik Dialoog met meervoudige stemmen Soms is een situatie ingewikkeld omdat betrokkenen de zaak heel verschillend zien of beleven. Deze werkvorm helpt om een ‘kaleidoscopisch’ beeld van een situatie te krijgen, waarbij deelnemers even in de huid van een van de betrokken partijen kruipen en hun stem laten horen. Werkvorm: Dialoog met diversiteit in stemmen. Brainstormen en ordenen Dit is een van de basistechnieken van faciliteren, bij mijn weten de snelste en nauwkeurigste methode om ideeën in kaart te brengen en te ordenen. Het aantal ideeën maakt niet uit, ook als er veel zijn lukt het ook om zinvolle conclusies te trekken. Voor een voorbeeld, kijk hier: De gezondheidszorg in Roemenie meer richten op de vraag. Motiverende gesprekken De taal die we gebruiken werkt als een bliksemsnel ‘frame’ voor de ander. Ons taalgebruik heeft onmiddellijke invloed op de sfeer van het gesprek, ten goede maar ook ten kwade. 3. Neem de hobbels Er is geen garantie voor succes, partijen kunnen ruzie met elkaar hebben of krijgen, er spelen conflicten, discussies lopen vast. Soms zit je zelf ook vast, en voel je dat je niet verder komt. Je kunt dan hulp inroepen en uit een ander vaatje tappen om de verhoudingen weer werkbaar te krijgen. Soms wordt het persoonlijke politiek, of andersom, in ieder geval komt het wel eens voor dat mensen – en soms ook wel partijen – elkaar dwars blijven zitten om het dwars zitten. Daar zit lang niet altijd boze opzet achter, maar het kan zijn dat er in het verleden dingen zijn gebeurd waardoor actoren elkaar in het nu niet meer frank en vrij tegemoet kunnen treden. We zeggen dan dat gesprekken in het verleden de gesprekken van vandaag negatief beïnvloeden. Wantrouwen, ruzie en conflict is dan wat je ziet, maar je ziet niet meestal niet meteen waar het vandaan komt. Soms weten de betrokkenen dat ook niet meer helemaal, maar is het wantrouwen er nog steeds. Het is niet altijd makkelijk pijnlijke gebeurtenissen uit het verleden te benoemen, te bespreken en te verwerken. Soms is het eleganter en ook sneller een omweggetje te nemen. Hieronder vind je werkvormen die wij vaak toepassen. Organisatieopstelling Een inbrenger deelt een moeilijke situatie met een groepje deelnemers door de situatie – en de daarbij betrokken personen – in de ruimte op te stellen. Daarna wisselen deelnemers uit wat zij ervaren, en proberen andere opstellingen uit. Ingewikkelde situaties worden soms heel snel helder, zonder dat er veel gesproken hoeft te worden. Hier een korte uitleg over Organisatieopstellingen. De kast opruimen Als er zaken in het verleden zijn voorgevallen die de gesprekken van vandaag nog beïnvloeden, is het vaak het beste om alles maar eens uit de kast te halen en op tafel neer te leggen. Niet om op te lossen, maar gewoon om te kijken wat het is, hoe groot of hoeveel het is. De zaken die in de kast zitten worden groter zolang ze daar blijven zitten, en worden kleiner als er licht op schijnt. Polariteit, tegenstelling en impasse Volgens filosoof en Dadaïst Salomo Friedländer (1871-1946) nemen wij de wereld in polariteiten waar, dus als verschillen tussen licht-donker, warm-koud, groot-klein, etc. En ons gedrag zit ook zo in elkaar: we zijn boos of vrolijk, gespannen of relaxed, bedachtzaam of spontaan. En er is ook een moment dat we nog niet gekozen hebben hoe we zijn, dat noemde hij het creatieve niets. Kijk hier voor een mooie column van Jean Jaques Suurmond over het Creatieve Niets. Maar het blijkt ook een goed hulpmiddel om impasses te doorbreken. Als je tegenstellingen als polen beziet, komt er plotseling ruimte voor iets anders. Kijk hier hoe het in de praktijk werkt in Tegenstelling en polariteit, of in een blog van Jeroen van de Zijde over Het nieuwe organiseren in een ander licht. Aannames die tegenhouden Harvard psychologen Kegan en Lahey laten zien hoe onze eigen irritaties en ondermijnend gedrag vaak gekoppeld zijn aan de dingen die we belangrijk en van waarde vinden. Daarmee zetten we ons onbewust makkelijk vast. Bewustwording dáárvan geeft je het heft weer in eigen hand. Voorbeeld komt nog. Losmaken wat vast zit met Byron Katie Hoe komt het toch dat we ons aan sommige mensen kapot ergeren, terwijl we van anderen alles kunnen hebben? Byron Katie heeft een eenvoudige oefening ontwikkeld waarmee je je ‘erger’-punten in beeld krijgt en relativeert. Iets dergelijks gebeurt ook als je naar jezelf kijkt, en daar zijn ook oefeningen voor. Klik hier voor de werkvorm Accepteren met Byron Katie. |
Taaie problemen voorbeelden:
Horst Rittel: "On wicked problems & the planning crises Hoe de sector de aardappelziekte onder controle kreeg Bouwen op tegenstellingen bij de Mainportontwikkeling in Rotterdam Gezondheidszorg richten op de vraag in West Roemenië Regisseer de inhoud, voorbeelden Blog: Lang leve de regisseur! Problemen verhelderen in de aardappelziekte Problemen in de aardappelziekte met elkaar verbinden Gezamenlijke visie over de aardappelziekte maken Werkvorm: hoe maak je een deal? Een interventielogica voor de aardappelziekte Een interventielogica voor een klachten project Het Elektronisch Patiënten Dossier: een interventielogica die niet klopt. Onderhoud de dialoog, voorbeelden Dialogica, de filosofie van de klik Dialoog met diversiteit in stemmen Voorbeeld van brainstorm en ordenen: De gezondheidszorg in West Roemenië meer richten op de vraag. Neem de hobbels, voorbeelden Organisatieopstellingen Column over het creatieve niets Tegenstelling en polariteit Het nieuwe organiseren in een ander licht Accepteren met Byron Katie |
